14.03.2024

Уважаемые члены ГСК НИВА!

Ревизионной комиссией была проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности, соблюдения целевого расходования средств и исполнения сметы доходов и расходов гаражно-строительного кооператива «Нива» (далее по тексту ГСК) за 2023 год. Проверка проводилась сплошным и выборочными способами, начата 02.02.2024 г. окончена 13.03.2024 г.
На начало года в ГСК было 100 тыс. руб. денежных средств, поступило 11,5 млн. руб., в т.ч. в кассу 9,1 млн. руб., на р/счет 2,4 млн. руб., потрачено на зарплату 1,1 млн. руб., в подотчет 111 тыс. руб., оплачено поставщикам 8,9 млн. руб. в т.ч. за тепло 6,7 млн. руб., за э/энергию 1,1 млн. руб., налоги и взносы 667 тыс. руб., на конец года был остаток 704 тыс. руб.
Смета 2023 г. была исполнена с профицитом средств: общая сумма расходов составила 3,3 млн. руб., что составило на один стандартный бокс 4,7 тыс. руб., общая сумма экономии 909 тыс. руб.
Основной статьей расходов как и ранее являлись расходы на зарплату со взносами. На зарплату было потрачено 1,3 млн. руб. – 40 % всех расходов.
С 01.07.2023 г. было повышение зарплаты: на 14% председателю, на 8% бухгалтеру, на 16% электрику и теплотехнику, уровень инфляции РФ за 2022 г. 7,42%. Было изменено штатное расписание: введены новые должности администратор и подсобный рабочий, штатное расписание не соответствовало тому, которое выносилось на общее собрание в 2023 г.
Нарушалось трудовое законодательство: не заключались трудовые договоры со штатными работниками, не оформлялись доп. соглашения к трудовым договорам на изменение условий труда, зарплата электрика и теплотехника была ниже минимальной, отсутствовали подписи работников в кадровых приказах. Производилась доплата штатному работнику за работу входящую в его обязанности по должностной инструкции. Производились доплаты работникам за периоды в которых они не работали. Общая сумма доплата в размере 20 099,53 руб.(15 413,75 руб.*1,304) была произведена не правомерно.
В целом, расходы документально подтверждены, есть табеля учета рабочего времени, расчетные ведомости (кроме первого квартала), расходы в пределах сметы.
Расходы со взносами составили 52%.

Вывоз мусора

Размер расходов на вывоз мусора составил 236,8 тыс. руб. и значительно вырос в сравнении с предыдущим годом, рост составил 80 %.
По документам было вывезено 593,96 м3 мусора. В сравнении с предыдущим годом мусора было вывезено в 2 раза больше. Средняя стоимость вывоза одного м3 мусора составила 398 руб., в 2022 г. - 450 руб. На один гаражный бокс пришлось 0,86 м3 мусора, в 2022 г. - 0,42 м3.

Уборка снега

Размер расходов на уборку снега составил 315,4 тыс. руб. что составило 10 % в удельном весе затрат (в 2022 г. 472,4 тыс. руб.)
Сумма расходов в пределах сметы, по смете 500 тыс. руб.
Уборку снега производили: ИП Богачев Б.А., ИП Крыласова О.П. Уборка проводилась 5 раз. Техника на уборке снега по документам работала 129 часов, что почти в 2 раза меньше, чем в предыдущем году (230 часов в 2022 г.). Средняя стоимость одного часа работы составила 2444 руб. (2053 руб. в 2022 г.). В сравнении с предыдущим годом стоимость работы спецтехники выросла на 20%, а за последние три года стоимость одного часа работы спецтехники выросла на 63 %.
Отсутствовали оригиналы документов поставщиков ИП Крыласовой О.В. Отсутствовали путевые листы или иные документы, подтверждающие обоснованность расходов: наименование спецтехники, количество отработанных часов, место проведения работ.
 Расходы на сумму 315 400 руб. не подтверждены первичными документами.

Техническое обслуживание теплосетей, водоответвлений

Размер расходов на техническое обслуживание теплосетей составил 170,6 тыс. руб. (в 2022 г. – 77,7 тыс. руб.), по смете было заложено 200 тыс. руб. В расходы на техническое обслуживание теплосетей были включены материалы, инвентарь, услуги по гидравлическому испытанию, строительство бытовки.
В мае 2023 г. был заключен договор № 15-05 от 18.05.2023г. с ООО «Энергомонтажсервис» на сумму 34 тыс. руб., на поверку приборов теплоснабжения. Договор и калькуляция в полном объёме отражают набор производимых работ и услуг, стоимость его включена в смету по поверке. Прибор учета тепла, который был установлен ранее, не прошел поверку и возникла необходимость приобрести новый прибор за 50 820,00 руб. стоимость его включена в смету по поверке.
На поверку приборов учета тепла в ИТП 1 и ИТП 2 имеется смета на 94 772,38 руб. А также имеется смета на замену задвижки в ИТП 1 на 4 228,39 + 1 048,28 руб. Смета на ремонт тепловой сети блока № 10 на сумму 21 807,60 + 3 843,47 руб. Смета на установки бытовки теплового узла на 36 432,41 + 2 795,40 руб. Итого по всем сметам расходы на ремонт и поверку тепловых сетей и узлов ИТП составило 170 619 руб. Расходы в пределах сметы, документально подтверждены.

Техническое обслуживание электросетей.

Размер расходов на техническое обслуживание электросетей составил 26,3 тыс. руб. В расходы на техническое обслуживание теплосетей были включены материалы, инвентарь, работы по замене электрокабеля на СИП-16, совместно с заменой кабеля наружного освещения. Проведен ремонт э/сети по ряду № 9. Расходы в пределах сметы, документально подтверждены.

Расходы на воду - стоки

Размер расходов на воду – стоки составили 40,3 тыс. руб. (в 2022 - 38 тыс. руб.)
Часть воды используется для потребления членов ГСК, путем выноса крана в летнее время на улицу и при этом нет стоков воды. Рекомендуется рассмотреть вопрос об установке отдельного счетчика, регистрации его в водоснабжающей организации, что позволит не оплачивать расходы по водоотведению при таком использовании воды.
Расходы в пределах сметы, по смете 66 тыс. руб., подтверждены первичными документами.

Ремонт и обслуживание видеонаблюдения.

Размер расходов на ремонт и техобслуживание видеонаблюдения составили 175 тыс. руб. (в 2022 г. - 98,2 тыс. руб.), по смете было заложено 100 000 руб. Услуги по обслуживанию системы видеонаблюдения оказывал ИП Куимов Р.Е. Ежемесячная плата за техобслуживание видеонаблюдения составляла 8 333 руб.
В апреле у ИП Куимова Р.Е. было приобретено оборудование на сумму 75 тыс. руб. Данные расходы не были согласованы по смете. Согласно первичным документам были приобретены кабель, монтажные коробки, коммутаторы, крепеж, были оказаны услуги по настройке 6 камер видеонаблюдения на сумму 9 тыс. руб.
Сумма превышения расходов по смете в размере 75 тыс. руб. может быть признанна необоснованной и подлежащей возврату в ГСК по решению общего собрания.

ТО компьютера, приобретение программ

Размер расходов на ТО компьютера, приобретение программ составил 29,8 тыс. руб. (в 2022 - 22,8 тыс. руб.), в т.ч. подключение к системе сдачи налоговой отчетности через интернет (Контур), обслуживание программы 1С: Гаражи.
Расходы подтверждены первичными документами. Расходы не превышают смету (40 тыс. руб.)

Расходы на благоустройство территории ГСК.

Размер расходов на обустройство прилегающей территории составил 13,9 тыс. руб. (в 2022 г. - 61 тыс. руб.) По смете было заложено 150 тыс. руб.
По данной статье были отражены расходы на приобретение инвентаря: лопата, грабли, бензиновый триммер за 8,5 тыс. руб., материалы для триммера бензин с канистрой, леска, масло. Также были отражены в расходах краска на сумму 1970 руб. – акты на использовании краски к проверке не предоставлены.
Согласно учетным данным, в ГСК учитывается триммер бензиновый HUSKVARNA, в настоящее время закреплен за Лысиковым А.П., в ГСК не работает с 2023 г.
Сумма экономии расходов по смете составила 136,1 тыс. руб., это может свидетельствовать о ненадлежащем планировании сметы расходов.

Прочие расходы.

Размер прочих расходов составил 80,3 тыс. руб. (в 2022 г. -135,1 тыс. руб.) В состав расходов вошли: услуги по поддержке сайта, договор ГПХ 37 310 руб., аренда зала для собрания 6000 руб., изготовление бланков строгой отчетности за 9000 руб. – есть ли в этом целесообразность, т.к. на каждое поступление денежных средств формируется приходный кассовый ордер с уникальным номером, пеня и административный штраф (всего 780 руб.), нотариальное заверение подписи руководителя, обучение работников (техника безопасности), расходы на приобретение сервиса Диадок программы Контур – ближе подходит по статье приобретение программ, регистрация домена – ближе подходит к услугам связи, приобретение рутокен – такой же рутокен был отнесен на хоз. Канц. Расходы, информационный стенд также ближе к хоз. расходам.

Расходы на охрану ГСК.

        В 2023 г. действовал договор № 307-3 от 19.06.2017 г. с ФГКУ «УВО ВНГ России по НСО» на охрану ГСК. Всего за год на охрану ГСК было потрачено 25,1 тыс. руб. Расходы документально подтверждены, в пределах сметы (30 000 руб.)

Расходы на обслуживание шлагбаума.

На обслуживание шлагбаума в 2023 г. было потрачено 76,6 тыс. руб. (в 2022 г. – 235,2 тыс. руб.), по смете было запланировано 100 000 руб.
В состав расходов вошло информационно-технологическое сопровождение ПО «Smart Gate», сумма ежемесячных расходов составила 6500 руб. в январе, далее 5200 руб., договор был заключен с ООО «Сфера АЙТИ». 26.01.23 был сделан аванс в сумме 68,9 тыс. руб. за услуги ООО «Сфера АЙТИ» практически за год вперед.
Помимо этих расходов, в августе была произведена замена стрелы шлагбаума за 9900 руб. Данные расходы были компенсированы, по этому отражать по смете их не нужно. Расходы подтверждены первичными документами, не превышали смету.

Резервный фонд.

Впервые в ГСК был создан резервный фонд. За 2023 г. в резервный фонд поступило 138 тыс. руб. Расходовать денежные средства из резервного фонда можно только по решению общего собрания, либо необходимо разработать и утвердить общем собрании положение об использовании резервного фонда.

Расчет доли фактических затрат на один гаражный бокс (величины членских взносов)

Доля фактических расходов за 2023 г. составила 4 674 руб., учитывая, что с членов ГСК собирали плановые взносы в размере 6 000 руб., экономия в сумме 1326 руб. должна быть учтена при планировании сметы на 2024-й год. Общая сумма экономии 909 тыс. руб.
Экономия по смете, по решению общего собрания может быть направлена на уменьшение суммы членских взносов на 2024 г., формирование резервного фонда, на утвержденные целевые расходы.
По итогам 2022 г. был получен перерасход по смете в сумме 273 руб. на один гаражный бокс. Вопрос об источниках погашения перерасхода на общее собрание в 2023 г. не выносился.

Потери по электроэнергии.

Было получено 587 029 руб. за электроэнергию, а потреблено электроэнергии на сумму 1 061 595 руб., разница между потребленной энергией и оплаченной членами ГСК составила 474 566 тыс. руб., это максимальная сумма за последние 13 лет. За период с 2010 по 2023 г.г. неоплаченная сумма потерь по электроэнергии составила 3,1 млн. руб.
Ревкомиссия предлагает способы снижения потерь:
1.    Рассчитать потери э/энергии и начислять пропорционально потребленной э/энергии, требует утверждения на общем собрании;
2.    Ежегодная инвентаризация, осмотр боксов;
3.    Вынос счетчиков на улицу, требует утверждения на общем собрании;;
4.    Установка общего счетчика по блокам, с последующим распределением потерь по блоку, требует утверждения на общем собрании;;
5.    Установка счетчиков с автоматической передачей показаний.
6.    Перейти на ежемесячные начисления, в случае отсутствия показаний, начисления производить по среднему потреблению или нормативам;
7.    Установить противомагнитные пломбы;
8.    Исключить способы несанкционированного подключения к сетям ГСК.
Вопрос об источниках покрытия неоплаченных потерь, необходимо выносить на общее собрание.

Расчет сумм на отопление.

С октября 2022 г. ГСК перешел на ежемесячные начисления за отопление с перерасчетом в конце года.
За отопительный сезон 2022-2023 г.г. (с ноября 2022 г. по июль 2023), членам ГСК было начислено 6 034,2 тыс. руб., или 8,9 тыс. руб. на один гараж. Сумма расходов на отопление в сравнении с предыдущим отопительным сезоном выросла на 16%.
В конце 2023 г., согласно документам от АО «Энергетик» был произведен перерасчет тепловой энергии за 2023 г. Сумма перерасчета составила: к уменьшению 1 503 тыс. руб.
С учетом перерасчета, расходы на отопительный сезон с августа 2023 года составили: 2 702 955-1 503 095=1 199 860 руб. или 1 770 руб. на один гаражный бокс.
Таким образом, общая сумма на один гаражный бокс за отопительный сезон 2023 г. (остаток в сумме 1770 руб.) и плановая сумма за весь 2024 г. 7140 руб. (595*12) составит 8910 руб. (1770+7140).
При ежеквартальной системе начислений и оплаты за теплоэнергию, ежеквартальные платежи составят 1785 руб. в квартал.
Учитывая, что членам ГСК был начислен авансовый платеж, в конце 2023 г. в сумме 5000 руб. его хватит почти до конца июня 2024 г. 1770+1784+1784=5338 руб.
В связи с переходом ГСК на ежемесячные начисления на отопление, рекомендуется изменить принципы начислений за отопительные сезоны членам ГСК. Например, перейти на годовые отопительные сезоны, без переходящих периодов: отопительный сезон 2024 г., 2025 г. и т.д. Начисления за отопление, членам ГСК производить поквартально, в начале квартала.

Прочие поступления денежных средств.

Всего поступило 115 тыс. руб. (в 2022 г. - 234 тыс. руб.), в т.ч. 70 тыс. руб. вступительные взносы, 18 тыс. руб. за аренду сетей, 2 тыс. руб. за повторное подключение, 15 тыс. руб. пеня, 9,9 тыс. руб. компенсация за ремонт шлагбаума.
Данные средства мы можем использовать только по решению общего собрания.

Сохранности материальных запасов.

        По данным бухгалтерского учета, в ГСК учитываются материально-производственные запасы на забалансовом счете. В 2023 г. не проводилась инвентаризация товарно-материальных ценностей.
После увольнения председателя Лысикова материальные ценности не были закреплены за новыми сотрудниками ГСК. Передача ценностей не осуществлялась, так же как и передача дел.
Приказом № 07-П от 15.03.21 г. была создана комиссия для списания материальных запасов. Материальные запасы, использованные для нужд ГСК, списывались без оформления документов. Нормы списания не были установлены.
Инвентарь, переданный в эксплуатацию, учитывался на забалансовом счете МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные ценности в эксплуатации» в количественном выражении.
Рекомендуется усилить контроль над сохранностью материальных запасов: заключить договоры о материальной ответственности, разработать нормы списания материалов, материальные запасы закрепить за ответственными лицами, ежегодно проводить инвентаризацию.

Поступление денежных средств в кассу.

     79 % платежей поступает в кассу ГСК, 21 % на расчетный счет. Оплата через банк растет: в сравнении с 2021 г., выросла в 3,5 раза.
Денежные средства в 2023 г. принимались в здании № 25 или сторожке на территории ГСК. Место приема денежных средств соответствующим образом не оборудовано, сохранность денежных средств не обеспечена. Порядок приема денежных средств, их сохранность и ревизия кассы не были определены.
Согласно ст. 26 Закона 338-ФЗ О гаражных объединениях, п.6, с 01.10.2023 г.: «Целевые взносы вносятся членами товарищества собственников недвижимости на расчетный счет товарищества».
Поступление денежных средств в ГСК было проверено сплошным способом, в результате ревизии было установлено: кассовая книга прошита и пронумерована, подписана председателем и бухгалтером, всего 230 страниц. Даты, отраженные в квитанции, совпадают с датами в приходных кассовых ордерах. Все кассовые документы подписаны и оформлены надлежащим образом. Остаток денежных средств в кассе на 01.01.23 г. составил 3 227,42 руб., на 31.12.2023 г. составил 12 467,40 руб.

Собрание 2023 г., смета, штатное расписание на 2024 г.

Общее собрание членов ГСК в 2023 г. проводилось в Доме Культуры р. п. Краснообска. Собрание не состоялось по причине отсутствия кворума.
Согласно Уставу было проведено общее собрание в виде письменного опроса членов ГСК с 28.03.2023 г. по 14.04.2023 г. Проведение собрание фиксировалось протоколом от 20.04.2023 г. Согласно протоколу количество участников составило 58,3 %.
Смета за 2023 г. была исполнена с экономией средств в размере 909 тыс. руб. Наибольшая экономия средств произошла по статьям: ТО электросетей - 91%, благоустройство территории ГСК – 91%. По большей части статей экономия составила от 20% до 35%. Наибольший перерасход по статьям: видеонаблюдение – 75%, услуги банка 27%.
В 2023 г. было проведено 3 заседания членов правления (в 2022 г. - 9). Кворум участников (более 50% присутствующих членов правления) был на всех заседаниях. Протоколы не прошиты, подписаны председателем и секретарем заседания.
Согласно протоколу № 1 от 25.04.2023 г., п. 3, 9 голосами был избран председатель правления Строев Ю.В.
В п. 7 была установлена пеня за несвоевременную оплату обязательных платежей в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки, проголосовали единогласно, решение председателем правления не исполнялось.
Согласно п. 9 правление должно было обязать Лысикова А.П. предоставить объяснения по нарушениям, выявленным ревизионной комиссией – решение не исполнено.
В п. 11 правление решило считать ранее выданные доверенности на голосование утратившими силу, в связи с избранием нового состава правления и председателя, данное решение не законно, т.к. отменить действие доверенности в соответствии с Гражданским Кодексом РФ может только тот, кто ее выдал. Проголосовали единогласно.
Согласно проколу № 2 от 13.07.23 в повестке было 7 вопросов, а голосовали за 8. Вопрос о выборе председателя заседания правления и секретаря в повестке отсутствовал. Такой прокол может быть признан недействительным.
Согласно п. 6 правление единогласно проголосовало за проведение внеочередного собрания в октябре-ноябре 2023 г. – решение не исполнено
Согласно п. 8, единогласно было утверждено новое штатное расписание, которое не соответствовало проекту штатного расписания вынесенного на общее собрание в качестве расшифровке расходов по заработной плате.
Согласно протоколу № 3 от 25.12.2023 г. в повестке был вопрос: «Планы на 2024 г.», данный вопрос был пропущен.
На заседаниях правлений также обсуждали вопросы проекта Устава, должников, итогов работы. По количеству заседаний членов правления можно предположить, что правление работало не активно, не выполняло свои функции.
Проведение общего собрания в 2024 г. запланировано на 24.03.2024 г., согласно повестке дня есть следующие вопросы: утверждение сметы, целевых взносов, решение о вознаграждении членов правления. По состоянию на 15.03.2024 г. отсутствует информация о смете, штатном расписании, размерах целевых взносов и размере вознаграждения членам правления.

Выводы и предложения по результатам проверки

В соответствии с главой 11 Устава ГСК была проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности, соблюдения целевого расходования средств и исполнения сметы доходов и расходов гаражно-строительного кооператива «Нива» за 2023 год.
В проверяемом периоде в ГСК имели место нарушения действующего законодательства по организации и ведению бухгалтерского учета, применения Закона 338-ФЗ «О гаражных объединениях», исполнения сметы доходов и расходов:
- нарушались нормы трудового законодательства: заработная плата электрика и теплотехника была ниже минимальной, не заключались дополнительные соглашения к трудовым договорам на повышение заработной платы, допускались ошибки в оформлении кадровых документов, отсутствовали подписи работников в документах, расходы в размере 24,6 тыс. руб. являются необоснованными;
- расходы на уборку снега в сумме 315 400 руб. не подтверждены первичными документами;
- недобор средств по электроэнергии составил 474,5 тыс. руб., за 14 лет сумма недобора составила 3,1 млн. руб.;
- расходы на видеонаблюдение в сумме 75 тыс. руб. не были запланированы сметой;
- общая экономия по смете составило 909 тыс. руб. или 1326 руб. на гараж;
- в нарушение п. 8.17 Устава ГСК, распоряжение средствами было не в соответствии с финансовым планом. Смета расходов не соблюдалась по отдельным статьям, был нарушен п. 8.17 Устава ГСК: распоряжение средствами должно быть в соответствии с финансовым планом;
- место приема денежных средств соответствующим образом не оборудовано, безопасность работников ГСК при приеме денежных средств, а также сохранность денежных средств не обеспечена;
  - плата по договорам услуг по сдаче сетей в аренду не изменялась более 5 лет, рекомендуется увеличивать ежегодно на сумму не ниже уровня инфляции;
По результатам проверки рекомендуется, устранить все замечания и нарушения, усилить финансовую дисциплину по расходованию средств, планированию и исполнению статей расходов сметы ГСК (при планировании сметы подтверждать расходы первичными документами (договоры, письма, акты)), обеспечить сохранность материальных запасов. Не допускать не обоснованного и не целевого расходования средств, организовать аналитический учет по видам поступления и расходования средств. Рекомендуется проводить конкурсы на заключение договоров на сумму более 100 000 рублей, согласовывать такие договоры с членами правления и ревизором, собирать членские взносы и средства на возмещение тепло и электроэнергии безналичным способом.

Ревизор                                                            Кочан Василий Анатольевич
Ревизор                                                           Шкиль Любовь Александровна
Ревизор                                                           Николенко Екатерина Ройновна